Zusatz zur Datenverarbeitung (DPA)

Dieser Zusatz zur Datenverarbeitung („DPA“) ist ein Anhang zum Abonnentenvertrag zwischen der controlex GmbH als Markeninhaber von GroupLotse (im Folgenden „GroupLotse“) und dem Kunden und unterliegt dessen Bedingungen, soweit hier nicht anders vereinbart. Er ist nur im Zusammenhang mit dem Abonnentenvertrag zwischen GroupLotse und dem Kunden rechtskräftig. Der Abonnentenvertrag mit all seinen Anhängen (einschließlich dieses DPA) wird gemeinsam als „Vertrag“ bezeichnet.

Für diesen DPA gelten die Definitionen der Servicevereinbarung. Darüber hinaus gelten für die Zwecke dieses DPA die folgenden Definitionen:

• Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (die betroffene Person), unabhängig davon, ob eine solche Identifizierung direkt oder indirekt erfolgt oder erfolgen kann.
• Personenbezogene Kundendaten sind die personenbezogenen Daten des Kunden oder Daten, die anderweitig im Zusammenhang mit dem Geschäft des Kunden stehen.
• Verarbeitung bedeutet Vorgänge und Handlungen, die personenbezogene Daten betreffen oder einschließen, wie z.B. das Erheben, das Erfassen, die Organisation, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen oder die Verwendung.
• Datenverantwortlicher ist die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmt.
• Die betroffene Person ist die natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Datenverarbeiter ist die Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag und nach Anweisung des Verantwortlichen verarbeitet.
• Datenschutzverletzung bedeutet eine Sicherheitsverletzung, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, zur unbefugten Offenlegung von, oder beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden.
• Anwendbares Recht ist das Recht und die Praxis, die sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), den nationalen Rechtsvorschriften zur Umsetzung oder Ergänzung der Datenschutz-Grundverordnung, den Verordnungen und Erklärungen der Aufsichtsbehörden, einschließlich des Europäischen Datenschutz-Ausschusses, und den Handlungen der Kommission ergeben.
• Subunternehmen ist ein Unternehmen, das personenbezogene Daten nach den Anweisungen des Verarbeiters als Subverarbeiter des Verarbeiters verarbeitet.

GroupLotse stellt dem Kunden die im Abonnentenvertrag genannten Dienstleistungen zur Verfügung. Im Rahmen der Erbringung der Dienstleistungen für den Kunden gemäß dem Servicevertrag kann GroupLotse personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten. Ziel dieses DPA ist es, die Bedingungen für die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten im Zusammenhang mit den Diensten zu vereinbaren.

Der Kunde ist der Datenverantwortliche in Bezug auf die im Rahmen dieses DPA und des Servicevertrags verarbeiteten personenbezogenen Kundendaten und er ist für die rechtmäßige Erhebung, Verarbeitung und Verwendung sowie für die Richtigkeit der personenbezogenen Kundendaten und die Erfüllung anderer gesetzlicher Verpflichtungen eines Datenverantwortlichen verantwortlich. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die betroffenen Personen über die Offenlegung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren und gegebenenfalls ihre Zustimmung für diese Offenlegung einzuholen.

Der Kunde erkennt an, dass der Auftragsverarbeiter die ihm zur Verarbeitung im Namen des Kunden offengelegten oder übermittelten personenbezogenen Kundendaten nicht kontrollieren kann und nicht verpflichtet ist, diese zu überprüfen, wenn der Kunde die Dienste nutzt. Der Kunde gewährleistet und haftet dafür, dass er über die entsprechende Rechtsgrundlage verfügt, um die personenbezogenen Kundendaten an den Auftragsverarbeiter zu übermitteln und offenzulegen, damit der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Kundendaten wie zwischen den Parteien vereinbart rechtmäßig verarbeiten kann.

Der Kunde bestätigt, dass die Anweisungen des Kunden zur Verarbeitung der personenbezogenen Kundendaten („Anweisungen“) im Vertrag vollständig enthalten sind. Für den Fall, dass der Kunde seine Anweisungen nachträglich ändern möchte, nutzt er in erster Linie die von den Diensten angebotenen Funktionen. Sollten diese Funktionen jedoch nicht ausreichen, um diese neuen Anweisungen umzusetzen, so hat sich der Kunde schriftlich mit dem Verarbeiter in Verbindung zu setzen. Wenn der Umfang dieser neuen Anweisungen über die Dienstleistungen hinausgeht, ist der Verarbeiter berechtigt, dem Kunden alle zusätzlichen Kosten in Rechnung zu stellen, die im Zusammenhang mit der Ausführung dieser neuen Anweisungen durch den Verarbeiter entstehen. Die Anweisungen müssen wirtschaftlich sinnvoll sein, den geltenden Gesetzen entsprechen und mit dem Vertrag übereinstimmen.

GroupLotse ist der Verarbeiter der im Rahmen des Vertrags verarbeiteten personenbezogenen Kundendaten. GroupLotse verpflichtet sich, die anwendbaren Gesetze und Anweisungen des Kunden für die gesamte Verarbeitung der personenbezogenen Kundendaten einzuhalten. Der Verarbeiter darf die personenbezogenen Kundendaten nicht kopieren oder reproduzieren oder diese auf sonstige Weise für andere Zwecke als die im Vertrag vereinbarten verarbeiten.

Der Verarbeiter benachrichtigt den Kunden, wenn er nach allgemeinem Ermessen davon ausgeht, dass neue Anweisungen des Kunden gegen die geltenden Gesetze verstoßen. Der Verarbeiter kann die Umsetzung dieser neuen Anweisung aussetzen, bis sie vom Kunden geändert oder bestätigt wird. Der Kunde ist stets für alle seine Anweisungen, die den geltenden Gesetzen entsprechen, verantwortlich. Der Verarbeiter ist nur dann verpflichtet, den Kunden zu benachrichtigen, wenn er drohende Verstöße gegen die geltenden Gesetze in den Anweisungen feststellt, ist aber ansonsten nicht verpflichtet, die Übereinstimmung der Anweisungen mit den geltenden Gesetzen zu kontrollieren oder zu überprüfen.

GroupLotse verpflichtet sich, den Kunden bei der Erfüllung seiner Pflichten als Datenverarbeiter der von GroupLotse verarbeiteten personenbezogenen Kundendaten angemessen zu unterstützen. Diese Verpflichtungen können die Unterstützung des Kunden bei der Beantwortung von Anträgen oder Anfragen der zuständigen Aufsichtsbehörden, die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen und das Ersuchen von vorheriger Konsultation bei den Aufsichtsbehörden sowie die Unterstützung des Kunden bei der Umsetzung von Anfragen von betroffenen Personen zu ihren Rechten nach den anwendbaren Gesetzen umfassen.

Was die Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen einer betroffenen Person anbelangt, die ihre Rechte gemäß den anwendbaren Gesetzen ausübt (wie das Auskunftsrecht und das Recht auf Berichtigung oder Löschung), muss der Kunde zunächst die entsprechenden Funktionen des Services nutzen. Wenn und soweit der Kunde auf eine solche Anfrage nicht mit Hilfe der Funktionen des Service reagieren kann, leistet GroupLotse dem Kunden anderweitig wirtschaftlich sinnvolle Unterstützung. GroupLotse ist berechtigt, die durch diese Unterstützung entstehenden angemessenen Mehrkosten in Rechnung zu stellen, und der Kunde ist verpflichtet, die von GroupLotse in Rechnung gestellten Mehrkosten zu bezahlen.

Falls eine betroffene Person, eine andere Person oder Aufsichtsbehörde GroupLotse direkt um Unterstützung bei den personenbezogenen Kundendaten ersucht (z.B. Antrag auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung, Bereitstellung von Informationen oder Durchführung anderer Maßnahmen), informiert GroupLotse den Kunden so schnell wie möglich und im Rahmen des geltenden Rechts darüber.

GroupLotse verarbeitet hauptsächlich personenbezogene Kundendaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“). Um die Dienstleistungen erbringen zu können, muss GroupLotse jedoch von Zeit zu Zeit die personenbezogenen Kundendaten auch außerhalb des EWR offenlegen oder übermitteln. Diese Situationen können Fälle umfassen, in denen sich die Subunternehmer von GroupLotse oder deren Systeme außerhalb des EWR befinden. In solchen Fällen trifft GroupLotse stets die notwendigen rechtlichen Vorkehrungen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Kundendaten in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen zu gewährleisten. Der Kunde anerkennt und akzeptiert diese Offenlegungen und Übermittlungen im Zusammenhang mit den Diensten. Auf Verlangen des Kunden stellt GroupLotse dem Kunden weitere Informationen über solche Übermittlungen und die getroffenen rechtlichen Vorkehrungen zur Verfügung.

Das Recht von GroupLotse, Subunternehmer einzusetzen, ist weiter unten in Abschnitt VI beschrieben.

GroupLotse hat einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der sich um den Datenschutz kümmert. Falls nach geltendem Recht erforderlich, teilt GroupLotse dem Kunden auf Anfrage die entsprechenden Kontaktdaten mit.

GroupLotse macht seine Mitarbeiter, die an der Verarbeitung personenbezogener Daten (einschließlich personenbezogener Kundendaten) beteiligt sind, mit den Datenschutzbestimmungen der geltenden Gesetze vertraut, erteilt ihnen Anweisungen, schult sie und gewährleistet, dass diese Mitarbeiter sich zur angemessenen Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Hat der Kunde spezifische Anweisungen zur Verarbeitung der personenbezogenen Kundendaten erteilt, unterrichtet GroupLotse auch seine an der Verarbeitung der personenbezogenen Kundendaten beteiligten Mitarbeiter über den Inhalt dieser Anweisungen.

GroupLotse setzt angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein und erhält diese aufrecht, um alle von ihr verarbeiteten personenbezogenen Daten (einschließlich der personenbezogenen Kundendaten) zu schützen. GroupLotse wählt solche Sicherheitsmaßnahmen nach eigenem Ermessen, z.B. auf der Grundlage von Industriestandards, Marktpraktiken und den spezifischen Anforderungen der anwendbaren Gesetze. GroupLotse kann seine Sicherheitsmaßnahmen von Zeit zu Zeit ändern, wird aber das allgemeine Sicherheitsniveau während der Laufzeit des DPA nicht verringern.

GroupLotse gewährleistet jederzeit die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme, die sie für die Verarbeitung personenbezogener Daten verwendet. GroupLotse prüft, untersucht und bewertet regelmäßig die Wirksamkeit der von GroupLotse durchgeführten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen. GroupLotse verpflichtet sich, Regelungsentscheidungen über geeignete Sicherheitsmaßnahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten einzuhalten.

Im Falle eines Sicherheitsvorfalls, der zur unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den von GroupLotse verarbeiteten personenbezogenen Kundendaten führt („Sicherheitsvorfall“), informiert GroupLotse den Kunden unverzüglich über diesen Sicherheitsvorfall.

Eine solche Benachrichtigung über einen Sicherheitsvorfall muss mindestens die nach den anwendbaren Gesetzen erforderlichen Angaben enthalten:

1. eine Beschreibung der Art und des Umfangs des Sicherheitsvorfalls, einschließlich, soweit möglich, der Kategorien und der ungefähren Anzahl der von dem Sicherheitsvorfall betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Anzahl der von dem Sicherheitsvorfall betroffenen personenbezogenen Kundendaten;
2. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten von GroupLotse (falls ernannt) oder anderer Kontaktstellen, bei denen weitere Informationen erhältlich sind;
3. eine Beschreibung der geschätzten Folgen des Sicherheitsvorfalls und
4. eine Beschreibung der Maßnahmen, die GroupLotse ergriffen hat oder zu ergreifen gedenkt, um den Sicherheitsvorfall zu beheben und zu berichtigen, einschließlich Maßnahmen zur Abschwächung seiner möglichen negativen Auswirkungen.

Die oben genannten Informationen über den Sicherheitsvorfall können auch in Phasen bereitgestellt werden, wenn GroupLotse sie nicht alle gleichzeitig zur Verfügung stellen kann, wenn der Kunde über den Sicherheitsvorfall informiert wird. GroupLotse dokumentiert alle vorgefallenen Sicherheitsvorfälle in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen.

GroupLotse führt angemessene Aufzeichnungen über die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten, oder dokumentiert diese anderweitig, sofern und soweit dies nach geltendem Recht erforderlich ist. Auf Verlangen legt GroupLotse dem Kunden eine Kopie des entsprechenden Teils dieser Unterlagen oder Aufzeichnungen über die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten durch GroupLotse vor.

Der Kunde oder ein vom Kunden beauftragter externer Prüfer kann die Einhaltung dieser DPA und der anwendbaren Gesetze über die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten durch GroupLotse gemäß den Bestimmungen dieses DPA überprüfen. Der Kunde muss GroupLotse über jede beabsichtigte Prüfung in den Räumlichkeiten von GroupLotse schriftlich und immer mindestens einundzwanzig (21) Tage im Voraus informieren. GroupLotse richtet eine Testplattform ein, auf der der Kunde die Prüfung der Dienste von GroupLotse durchführen kann. Solche Prüfungen müssen in erster Linie von einem unabhängigen Dritten und immer während der normalen Geschäftszeiten von GroupLotse durchgeführt werden, ohne den Geschäftsbetrieb von GroupLotse erheblich zu stören.

GroupLotse stellt eine Kopie seiner Aufzeichnungen über die Verarbeitung personenbezogener Kundendaten und alle anderen für die Prüfung relevanten Unterlagen zur Verfügung und verpflichtet sich auf Anfrage des Kunden, den Kunden bei den Prüfungen angemessen zu unterstützen. Für jede weitere vom Kunden gewünschte Dokumentation, Unterstützung oder Dienstleistung behält sich GroupLotse das Recht vor, den Aufwand und die entstehenden angemessenen Kosten dem Kunden in Rechnung zu stellen. Dazu gehört auch eine angemessene Vergütung für die Arbeitszeit der Mitarbeiter von GroupLotse, die den Kunden bei seiner Prüfung unterstützen. Der Kunde ist für seine eigenen Kosten (einschließlich der Kosten eines eventuell eingesetzten externen Prüfers) im Zusammenhang mit solchen Prüfungen verantwortlich.

GroupLotse stimmt ebenso zu, von den zuständigen Aufsichtsbehörden initiierte und durchgeführte Prüfungen der Verarbeitung personenbezogener Kundendaten durch GroupLotse zuzulassen, und verpflichtet sich, diesen zuständigen Aufsichtsbehörden die erforderlichen Informationen über seine Verarbeitungstätigkeiten zur Verfügung zu stellen. Erhält GroupLotse eine Mitteilung von einer zuständigen Aufsichtsbehörde über eine beabsichtigte Prüfung der Verarbeitung personenbezogener Kundendaten, informiert GroupLotse den Kunden unverzüglich über die beabsichtigte Prüfung durch die Aufsichtsbehörde.

GroupLotse setzt im Zusammenhang mit seinen Dienstleistungen Subunternehmer ein, von denen einige auch an der Verarbeitung personenbezogener Kundendaten beteiligt sind. Der Kunde erteilt seine allgemeine Genehmigung und Zustimmung, dass GroupLotse die mit ihr verbundenen Unternehmen und andere Subunternehmer zur Verarbeitung personenbezogener Kundendaten im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienstleistungen beteiligen und nutzen darf, sofern eine solche Ernennung nicht zur Nichteinhaltung der anwendbaren Gesetze oder der Verpflichtungen von GroupLotse im Rahmen dieses DPA führt.

GroupLotse gewährleistet, dass die beteiligten Subunternehmer ordnungsgemäß qualifiziert sind, einen Datenverarbeitungsvertrag mit GroupLotse abschließen und die Datenverarbeitungs- und Vertraulichkeitsverpflichtungen mindestens ebenso umfassend wie die in diesem DPA vereinbarten einhalten. GroupLotse überwacht regelmäßig die Leistung seiner Subunternehmer und haftet für deren Arbeit gegenüber dem Kunden wie für sich selbst. GroupLotse verpflichtet sich, dem Kunden auf seinen Wunsch eine Liste ihrer im Zusammenhang mit den Dienstleistungen eingesetzten Subunternehmer zur Verfügung zu stellen.

GroupLotse kann seine Subunternehmer in Übereinstimmung mit den Bestimmungen dieses DPA und den anwendbaren Gesetzen frei wählen und wechseln. Dennoch informiert GroupLotse den Kunden über alle wesentlichen Änderungen bei seinen Subunternehmern. Wenn der Kunde zu Recht der Ansicht ist, dass eine solche Änderung bei den Subunternehmern von GroupLotse ein Risiko für die personenbezogenen Kundendaten darstellen würde, hat der Kunde das Recht, gegen eine solche Änderung bei den Subunternehmern von GroupLotse Einspruch zu erheben.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Kundendaten im Zusammenhang mit dem Vertrag haften beide Parteien einander gegenüber für unmittelbare Einbußen und Schäden, die durch ihre Verletzungen dieses DPA oder der anwendbaren Gesetze gegenüber der nicht verletzenden Partei verursacht werden (einschließlich, aber nicht beschränkt auf administrative Sanktionen, die von den zuständigen Aufsichtsbehörden verhängt werden). Keine der Parteien haftet für mittelbare Schäden, Folgeschäden oder Einbußen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Gewinnverlust, Ertragseinbußen, Rufschädigung oder Verlust des Firmenwerts (Goodwill).

Die Haftung der Parteien richtet sich nach der im Vertrag vereinbarten Haftungsobergrenze.

Dieser DPA tritt am selben Tag in Kraft wie die Datenschutz-Grundverordnung und bleibt bis zur Beendigung des Vertrages gültig.

Während des Zeitraums von dreißig (30) Tagen nach Beendigung des Vertrages stellt GroupLotse dem Kunden auf seinen Wunsch die Kundendaten unverzüglich zur Verfügung. Nach Beendigung des Vertrages gibt GroupLotse alle personenbezogenen Kundendaten (sowie alle Kopien davon) unverzüglich an den Kunden zurück oder vernichtet diese, es sei denn, GroupLotse ist verpflichtet, die personenbezogenen Kundendaten aufgrund der Anforderungen der für GroupLotse geltenden Gesetze aufzubewahren.